Top.Mail.Ru
24 декабря 2020 Перезагрузка

Перезагрузка: От «системы» слухов и пересудов — к системе обратной связи

Представьте автомобиль с?тонированными стеклами ?наоборот?: когда водителю не?видно, что происходит на?дороге. Далеко?ли он?уедет при нулевой видимости? Или, например, автомобиль без зеркал заднего вида и?с?закрытым задним стеклом. Или автомобиль с?неработающими приборами, когда непонятно, сколько в?баках топлива, масла, с?какой скоростью автомобиль движется, в?какую сторону и?движется?ли вообще. Это иллюстрации того, может?ли Университет жить и?развиваться без налаженной системы обратной связи.

Сегодня открытость?— принцип жизни первого университета России. Этот принцип объединял все шесть проектов Программы развития 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 до?2020?года. На?официальном сайте Университета много лет существует особый раздел ?Открытый университет?.

Преимущества политики открытости 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 очевидны:

  • публичность решений, принимаемых руководителями всех уровней
  • прозрачность экспертной деятельности
  • открытость конкурсных процедур
  • контроль за?исполнением действующих правил
  • участие общественности в?работе вуза
  • публикация в?открытых источниках информации обо всех сферах жизни вуза

Система обратной связи?— залог открытости Университета. По?решению ректора 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 Н.?М. Кропачева объем сведений об?Университете на?официальном портале вуза постоянно расширяется, вводятся специальные инструменты, способствующие открытости 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 (в?том числе новые, ранее неизвестные не?только в?Университете):

Студентами и?работниками Университета все эти инструменты сегодня воспринимаются как действующая норма. Многие студенты уверены, что все эти элементы ?Открытого университета? появились не?по?решению ректора 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入, а?по?принуждению, по?требованию законодательства, и?что они имеются во?всех других организациях и?вузах России и?мира. Но?это не?так.

Как было

Чтобы представить, насколько более открытым стал Университет, можно вспомнить, какой была университетская жизнь еще лет пятнадцать назад.

?Будучи членом Ученого совета Университета и?ученого совета факультета, я?стремился поделиться с?членами кафедры полученной мной информацией. Но?они понимали, что это мой пересказ, и, возможно, думали, что я?так или иначе даю им?неполную информацию?,?— вспоминает профессор Р.?А.?Эварестов, заведующий кафедрой квантовой химии (Почетные профессора 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入).

Первое?— не?было информации о?действиях руководства.

  • Ректорские совещания проводились, но?информация об?обсуждаемых вопросах не?публиковалась и?даже не?протоколировалась
  • Заседания Ученого совета 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 проводились, но?отчеты о?них публиковались выборочно (в?журнале ?Санкт-Петербургский университет?)
  • Заседания ученых советов факультетов, учебно-методических и?научных комиссий проводились, но?отчеты о?них не?публиковались, повестка дня была известна только участникам заседания, решения не?предавались огласке
  • Основным источником информации был непосредственный начальник (научно-педагогический работник получал информацию по?цепочке от?руководителя научной группы?— тот от?заведующего кафедрой или лабораторией?— тот от?декана?— тот от?проректора?— а?тот от?ректора)
  • По?сути коллектив Университета питался не?официальной информацией, а?слухами. Слухи активно распространялись (поскольку на?каждом из?этапов передачи информации в?Университете она искажалась)
  • Те?вопросы жизни Университета, которые по-настоящему волновали универсантов, конечно?же, активно обсуждались, но?обсуждались кулуарно, в?тесном кругу коллег и?знакомых
  • Вопросы к?руководству копились, но, как правило, не?высказывались или высказывались частично

Второе?— не?работали каналы обратной связи.

  • Ректор проводила прием граждан, но?отчеты о?них не?публиковались
  • Если студент приходил на?прием к?ректору, минуя декана, то?это был исключительный случай, и?студент получал замечание от?руководителя подразделения. Если преподаватель приходил к?ректору, минуя заведующего кафедрой и?декана, было то?же самое
  • Раздела ?Виртуальная приемная? на?портале 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 не?было, а?для того, чтобы обратиться к?должностному лицу, нужно было идти к?нему на?прием (и?только по?предварительной записи). Прием проводился раз в?неделю, порой отменялся, скапливались большие очереди
  • Обращения к?ректору были чаще устными, во?время встреч ректора с?коллективами факультетов
  • Студенческий совет 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 не?существовал. Факультетские студенческие советы возникали и?прекращали свою деятельность без видимых результатов. Руководством Университета такие советы не?наделялись никакими правами. И?если даже в?какой-то конкретной ситуации они были выразителями мнения какой-то части или большинства студентов, у?них не?было соответствующих прав, а?у?администрации не?было обязанностей, корреспондирующих эти права. Поэтому такие студенческие советы, не?имея юридических механизмов влияния на?жизнь Университета, как правило, не?имели и?реального влияния
  • Общественного обсуждения на?сайте не?было, вопросы решались руководством кулуарно, без учета мнения коллектива универсантов

Как стало меняться

Система обратной связи начала закладываться в?нашем Университете в?2006–2007?годах. Именно тогда по?инициативе первого проректора 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 Н.?М. Кропачева был создан первый ?рейтинг проблем?, и?эти проблемы стали решаться системно. Рейтинг создавался в?несколько этапов.

Этап первый: для того, чтобы понять, чего?же хочет университетское сообщество, в?октябре 2006 года первый проректор провел совещание с?деканами факультетов и?директорами институтов. Руководителям подразделений было предложено обсудить в?коллективах и?составить перечень проблем, которые, на?их?взгляд, являются проблемами общеуниверситетского значения. Когда каждый из?руководителей представил свой перечень, эти списки были собраны, размножены и?вновь разосланы?— чтобы все увидели, что думают другие.

Такой допотопный обмен информацией между руководителями Университета и?руководителями подразделений был вынужденным: в?Университете не?было ни?корпоративной электронной почты, ни?какой-нибудь внутренней программы обмена данными. Если официальный сайт Университета и?существовал, то?о?нем практически никто не?знал. Неслучайно для руководства Университета специально на?бумаге распечатывались основные публикации СМИ, которые уже тогда можно было легко посмотреть в?Интернете. Многие деканы и?проректоры не?умели работать на?компьютерах, не?пользовались личной почтой, некоторые принципиально не?пользовались мобильными телефонами. В?приемной ректора появились факс и?электронная почта, когда (в?конце 2006?года) эта приемная стала общей для ректора и?только что назначенного на?должность первого проректора Н.?М.?Кропачева (Е.?Н.?Доброхотова: ?Вступив в?должность в?2007?году, увидела, что вся система управления кадрами и?документооборотом незаконная!?).

Этап второй: руководителям подразделений предложили уточнить общий перечень общеуниверситетских проблем, потому что, возможно, точка зрения коллектива другого факультета или института позволила увидеть что-то новое.

Этап третий: был составлен единый список проблем. Он?был разослан всем руководителям с?просьбой ранжировать, определить степень значимости каждой проблемы. Каждому было предложено по?десятибалльной системе указать, какая проблема, на?его взгляд, является более важной, а?какая?— менее. Рейтинг определяли по?сумме набранных баллов.

Этап четвертый: по?своему содержанию проблемы были разбиты на?девять групп (финансовые проблемы, проблемы материально-технической базы, общежитий, кадров, территориальные проблемы, основная деятельность, управление, перспективы и?стратегия развития?и, наконец, сервис). Всего в?списке оказалось около 70?вопросов.

Этап пятый: для поиска решения проблем руководителям подразделений было предложено организовать комиссии. Каждая из?них должна была изучить отдельную группу вопросов и?сформулировать предложения о?том, что нужно сделать для ее?решения. Например, были созданы: комиссия по?работе Научной библиотеки имени М.?Горького, комиссия, занимающаяся проблемами материально-технической базы, комиссия по?общежитиям, кадровая комиссия...

Об?этом первом рейтинге рассказал Н.?М.?Кропачев в?интервью, опубликованном в?журнале ?Санкт-Петербургский университет? (2007, №?5: Н.?М.?Кропачев: ?Главное, чтобы сотрудникам университета было уютно жить и?работать...?). Николай Михайлович тогда обозначил свою позицию: ?Убежден: Санкт-Петербургский университет?— это не?ректорат, а?прежде всего?— коллективы факультетов, учебно-научных, производственных, лечебных и?других подразделений. Все они вместе?— это и?есть Университет. И?я?твердо намерен делать?то, что является необходимым по?мнению всего Университета...?. Тогда, к?весне 2007?года, многие проблемы были не?только впервые публично названы, их?начали активно решать. И?некоторые довольно быстро были решены.

Какие?же проблемы были в?Университете в?2006–2007?годах, по?мнению руководителей подразделений?

  • Проблема бюджетного планирования (133?балла)
  • Надо добиваться издания закона об?особом статусе МГУ и?188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入. При разработке закона об?особом статусе двух университетов необходимо жестко отстаивать нашу самостоятельность в?формировании образовательных траекторий. Нам?бы хотелось работать по?собственному стандарту (123)
  • Недопустимо низкое качество проживания в?общежитиях ПУНК, что сказывается на?имидже Университета и?наборе иногородних студентов (119)
  • При конкурсной системе закупки оборудования проблемы вызывает процедура проведения конкурсных торгов. Зачастую из-за недостатка опыта приобретается не?то, что нужно. Определенных знаний в?этой области не?хватает (115)
  • Низкий уровень качества работы централизованных служб (114)
  • Уровень деловой культуры Университета (111)
  • Объявить мораторий на?хаотичные перемещения подразделений вплоть до?четкого определения, какие помещения сейчас какими подразделениями занимаются. И?до?определения стратегии их?распределения (106)
  • Система действующих в?Университете доплат и?надбавок, которая морально устарела, давно не?обсуждалась и?требует изменений (106)
  • Подготовка рабочих совещаний (97)
  • Необходимость всеобщей инвентаризации помещений (93)
  • Отсрочка от?армии для бакалавров, поступающих в?магистратуру 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入, на?период сдачи ими вступительных экзаменов (92)
  • Документооборот, плохая работа системы доставки актуальной информации (90)
  • Необходимость разработки четкого механизма обсуждения и?принятия стратегических решений в?Университете (85)
  • Проблема с?самым низким рейтингом набрала 31?балл

Из?этого можно сделать несколько выводов. Первый: если посмотреть на?этот список сегодняшним взглядом, то?видно, что многие, актуальные и?сегодня проблемы появились вовсе не?вчера, а?копились годами, десятилетиями и?потому могут быть решены тоже не?в?один день или месяц. Второй: инструменты совершенствования управления Университетом, которые были намечены тогда, продолжают активно развиваться в?Университете и?сегодня. Третий: конечно?же, хотя система обратной связи в?Университете сегодня работает эффективно, ее?тоже следует налаживать и?развивать.

Как стало

Об?этом (с?позиции заведующего кафедрой) рассказывает профессор Р.?А.?Эварестов: ?Очень важным шагом стало появление сайта www.spbu.ru и?последовательное расширение объема информации на?нем! Тогда главной задачей стало приучить членов кафедры регулярно читать публикуемую информацию. Я?показывал коллегам основной сайт 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 на?заседаниях кафедры и?обращал их?внимание на?наиболее важные вопросы. Уверяю вас, это было непросто! Некоторые члены коллектива с?трудом воспринимали новую систему коммуникации и?по-прежнему предпочитали верить слухам, полученным от?коллег, будь?то химики или ученые других направлений! Но, как говорится, процесс пошел. От?меня требовалось только быть последовательным и?не?отступать в?достижении поставленной цели?— научить коллег пользоваться информацией о?происходящих и?планируемых событиях. Важно было, чтобы коллеги научились сами читать боевой листок "12?коллегий", документы на?сайте (положения о?конкурсах, приказы и?т.?д.)?.

Для справки 1

Боевой листок ?12?коллегий?

? 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入
? 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入

Когда официальный сайт 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 стал активно развиваться, сотрудники Университета условно разделились на?две группы: одни читали и?получали информацию в?основном из?журнала ?Санкт-Петербургский университет?, а?другие?— с?сайта. И?тогда пресс-секретарь 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 М.?А. Астафурова и?начальник Управления по?связям с?общественностью М.?В.?Максимова предложили издавать боевой листок ?12?коллегий?. Ректор одобрил предложение. Этот боевой листок был своего рода дайджестом, в?который включалась оперативная информация о?жизни Университета в?сжатом, новостном изложении. Это был действительно листок?— формата?А4, с?цветными иллюстрациями, рубриками и?заголовками. Вначале он?был односторонним, и?было в?нем три рубрики: ?Новости?, ?События? и??Фото недели?. Затем стал двусторонним, добавились материалы ректорских совещаний, отчеты о?приеме граждан ректором, и?по-прежнему были свежие новости.

М.?В.?Максимова вспомнила, что печатали ?12?коллегий? регулярно, раз в?неделю, по?четвергам. Выкладывали боевой листок на?стойке около аудитории 70?главного здания или около Белого зала, где тогда проходили ректорские совещания, чтобы в?понедельник участники совещаний (деканы факультетов, начальники управлений, проректоры) могли взять и?затем распространить его в?коллективах 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入. По?оценке М.?В.?Максимовой, листок пользовался большой популярностью в?те?годы. Лишних экземпляров не?оставалось.

Однажды в?ходе приема граждан один из?молодых преподавателей спросил ректора: зачем руководство Университета тратит деньги, человеческие ресурсы на?выпуск этого бюллетеня. Ректор честно ответил: по?его данным, более половины членов Ученого совета Университета не?пользуется Интернетом. Многие из?них продолжают верить только печатной информации. Так, например, как-то он?рассказал одному коллеге о?причинах рассмотрения конкретного вопроса на?заседании Ученого совета. Причина?— вопрос широко обсуждается в?Интернете, в?это обсуждение вовлечены многие студенты и?молодые преподаватели. А?коллега ответил ректору: ?Николай Михайлович, я?Вас не?понимаю. В?тех газетах, которые я?читаю, нет ни?слова про эту проблему?.

Боевой листок ?12?коллегий? регулярно выходил больше двух лет. Первый номер датирован 3?ноября 2009?года. Последний из?найденных пока?— в?электронном виде, в?архиве УСО?— №?25 (76) от?3?ноября 2011?года. К?сожалению, в?хранилища Научной библиотеки листок никто не?сдавал, там ?12?коллегий? нет. Возможно, отдельные экземпляры остались в?личных архивах.

Просим универсантов найти дома листки ?12?коллегий? и?позже, когда будут сняты ограничения, принести в?УСО (комн.?2035?на втором этаже здания Двенадцати коллегий). Будем вам благодарны! Совместными усилиями мы?можем собрать?— для библиотеки?— полную подшивку этого издания.

Для справки 2

Виртуальная приемная 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入

Кроме тех сотрудников, которые продолжали читать только газеты и?журналы, с?каждым годом в?Университете росло число тех, кто активно пользовался современными средствами коммуникации. Заметим, что не?на?каждый вопрос сотрудников, студентов, абитуриентов могли ответить деканы, директора, заведующие кафедрами. А?вопросы поступали как раз от?той группы универсантов и?абитуриентов, которые уже имели хороший опыт пользования современными средствами коммуникации. И?как раз в?решении этой задачи помогла Виртуальная приемная, позволившая универсантам напрямую обращаться с?вопросами к?тем лицам из?руководства, которые компетентны в?них по?роду своих служебных обязанностей!

Ее?история началась летом 2011?года. Был большой наплыв обращений студентов, абитуриентов и?их?родителей, которые присылались в?пресс-службу Университета в?период приемной кампании. Как вспоминает М. В.?Максимова, она доложила об?этом ректору 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 Н.?М. Кропачеву и?предложила создать на?сайте 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 отдельный раздел ?Студенты спрашивают?. Так и?сделали. На?ректорском совещании 5?сентября 2011 года уже сообщалось: ?Ректор отметил, что на?сайте Университета открыт раздел, в?котором публикуются обращения студентов и?ответы на?них? (188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 ректорского совещания).

Но, как рассказала М.?В.?Максимова, число вопросов нарастало. Она напомнила, что через какое-то время появилась ?Электронная приемная? правительства Санкт-Петербурга, со?временем такие?же приемные стали формироваться и?в?других организациях. Принципиальное отличие университетского ресурса?— публикация не?только вопроса, но?и?ответа на?этот вопрос компетентного должностного лица. Для этого была сделана отдельная вкладка на?портале Университета.

И?вот новое сообщение, на?ректорском совещании 19?сентября 2011 года: ?В?течение недели на?сайте 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 появится новый раздел, работающий по?принципу "вопрос?— ответ" (188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 ректорского совещания). Теперь можно будет напрямую задавать вопросы деканам и?проректорам Университета и?получать на?них ответы. Наиболее актуальные и?важные из?них будут опубликованы?. Как видим, у?нового раздела еще не?было названия ?Виртуальная приемная?. Но?принципы работы уже тогда были сформулированы.

На?ректорском совещании 24?октября 2011 года ректор сообщил, что в?Университете активно работает Виртуальная приемная 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入. Она дает возможность прямого общения всех желающих с?проректорам