Как оплачивается проведение научных мероприятий Университета?

Безусловно, большое количество мероприятий в?Университете проходит без сбора с?участников организационных взносов. Это, например, научные семинары, открытые лекции, круглые столы, не?предполагающие иных финансовых затрат, кроме расходов Университета на?свет, уборку помещений, другие коммунальные услуги. Но?если речь идет об?организации крупного научного мероприятия со?статусными спикерами, проезд и?проживание которых оплачивает приглашающая сторона, планируется издание сборника научных докладов, предполагается наличие пакетов участников и?кофе-брейки?— оргвзносы просто необходимы. Их?размер, как рассказала Ольга Тульсанова, определяет программный комитет в?зависимости от?уровня и?престижности мероприятия. Понятно желание инициаторов собрать как можно больше средств, которые позволят повысить качество проведения конференции, пригласить большее количество знаковых спикеров, организовать культурную программу, но?завышенный организационный сбор может, в?свою очередь, сократить количество желающих принять участие в?конференции и?снизить таким образом уровень мероприятия в?целом. Задача программного комитета?— найти золотую середину. Уменьшить размер организационного взноса можно и?за?счет привлечения иных источников финансирования: гранта, финансирования со?стороны внешнего соорганизатора, грантодателя или спонсора.

С?одной стороны, оргвзносы привели к?увеличению финансирования мероприятий, что позволяет проводить их?на?более высоком уровне. С?другой, наличие оплаты позволяет оценить степень заинтересованности ученых в?том или ином мероприятии и?делает их?выбор более осознанным.

Заместитель по организации публичных мероприятий и сотрудничества с партнерами первого проректора 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 Ольга Тульсанова

?Как правило, инициаторы мероприятия заранее понимают, насколько востребована их?конференция, какой размер взноса может быть установлен (например, оргвзносы на?PIERS достигали 40?тысяч рублей), какое количество участников планируется. Это позволяет составить предварительную смету расходов. Но?закупки будут осуществляться только по?мере поступления средств,?— пояснила Ольга Леонидовна. —?Из?собранных организационных взносов могут оплачиваться любые нужды мероприятия, но?с?соблюдением требований законодательства и?конкурсных процедур. Последние оргвзносы могут прийти и?после того, как появляется возможность осуществить конкурсные процедуры. Как правило, эти средства идут на?издание материалов сборника или используются в?рамках уже заключенных Университетом на?конкурсной основе долгосрочных договоров. Сейчас у?нас имеются договоры на?проезд, проживание, питание, пакеты участников и?т.?п. Покрываются и?технические расходы Университета на?проведение мероприятия. В?каждом приказе о?проведении мероприятия имеется техническая смета, в?которой указаны расходы на?свет, уборку помещений, иные коммунальные затраты?.

Организационный взнос может быть уменьшен для отдельных категорий участников, например студентов или аспирантов, решение об?этом принимается программным комитетом мероприятия.

Сергей Микушев подчеркнул, что подход к?организации научных конференций и?семинаров различается в?зависимости от?их?масштаба. Малые научные мероприятия, как правило, представляют собой однодневные научные семинары или круглые столы, мини-конференции для небольшого количества участников?— до?100?человек. В?отличие от?публичных крупных научных конференций они не?требуют длительной подготовки, создания организационного и?программного комитетов, а?также финансирования с?целью издания материалов, организации питания или трансфера участников. ?Малые научные мероприятия зачастую проводятся локально и?согласуются путем направления заявки от?инициатора (НПР) по?электронной почте на?имя начальника УНИ по?направлению не?позже семи дней до?проведения мероприятия без необходимости издания соответствующего приказа,?— отметил Сергей Владимирович. —?Заявки?же на?проведение крупных научных мероприятий, от?100?человек, направляются в?строго установленные внутренними нормативными актами сроки через систему PURE заблаговременно?— более чем за?год до?плановой даты проведения, согласуются целым рядом подразделений Университета с?обязательным последующим изданием приказа о?проведении мероприятия?.

В?188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 действует ряд локальных нормативных актов, устанавливающих регламент проведения научных и?имиджевых мероприятий (приказы №?11699/1 от?03.12.2018 и №?11150/1 от?15.11.2018), а?также утверждающих порядок организации малых научных мероприятий (приказ №?118/1 от?16.01.2018).?Сроки подачи заявок на?проведение мероприятий в?188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 указаны в?следующих локальных нормативных актах: приказ №?9653/1 от?08.10.2018 (?Временное положение о конкурсном отборе научных мероприятий 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入?) и?приказ №?9654/1 от?08.10.2018 (?О?подаче заявок на?конкурсный отбор научных мероприятий 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入?).

Ознакомиться с?информацией о?том, на?что будут потрачены собранные средства, может любой желающий. Направления расходования собранных оргвзносов отражены в?смете, разработанной до?начала мероприятия на?основе технического задания. Она представляет собой описание пожеланий инициаторов мероприятия по?расходованию средств и?готовится председателем программного комитета. Смета прямых расходов является приложением к?приказу о?проведении мероприятия, а?все приказы традиционно находятся в?открытом доступе на?сайте Университета. ?Для регулярных мероприятий плановая сумма собранных по?итогам мероприятия оргвзносов рассчитывается на?основе фактической суммы регистрационных взносов прошлого года. Исходя из?нее, а?также с?учетом иных источников финансирования составляется общая плановая смета мероприятия с?распределением максимально возможных сумм по?необходимым для организации статьям расходов?,?— добавил Сергей Микушев.

Необходимость подготовки печатной продукции, издания сборника материалов, его включения в?международные базы данных, а?также другие статьи расходов определяет программный комитет. Ограничением является только сумма собранных оргвзносов и?иных источников финансирования мероприятия.